Truy xuất nguồn gốc hàng hóa 2026 là chủ đề doanh nghiệp nhập khẩu cần đặc biệt quan tâm khi yêu cầu về minh bạch thông tin sản phẩm và quản lý chuỗi cung ứng ngày càng cụ thể hơn. Điểm đáng chú ý trong năm 2026 không phải là tất cả hàng hóa trên thị trường đều lập tức bắt buộc dán mã QR, mà là khung pháp lý về định danh, dữ liệu truy xuất và kết nối hệ thống đang được chuẩn hóa rõ ràng hơn.
Đối với doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc, thay đổi này tác động trực tiếp đến cách thu thập thông tin nhà sản xuất, quản lý lô hàng, lưu dữ liệu và chuẩn bị hồ sơ trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Nếu trước đây nhiều đơn vị chỉ lưu tên hàng, link sản phẩm và hóa đơn mua hàng, thì mô hình quản lý mới đòi hỏi dữ liệu có cấu trúc và có khả năng truy ngược theo từng lô, mẻ hoặc đơn vị sản phẩm trong những trường hợp thuộc diện áp dụng.
Vì vậy, doanh nghiệp nên hiểu đúng quy định và chuẩn hóa dữ liệu từ sớm, thay vì chờ tới khi hàng đã về Việt Nam hoặc tới thời điểm quy định bắt buộc mới bắt đầu xin lại thông tin từ nhà cung cấp.
Truy xuất nguồn gốc hàng hóa là gì?
Theo cách hiểu trong quy định về chất lượng sản phẩm, hàng hóa, truy xuất nguồn gốc là hoạt động theo dõi, giám sát và xác định được một kiểu loại, lô hoặc một đơn vị sản phẩm theo thời gian và địa điểm qua các công đoạn của chuỗi cung ứng.
Hiểu đơn giản, hệ thống phải giúp doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi như:
- Sản phẩm này do đơn vị nào sản xuất?
- Được sản xuất hoặc đóng gói ở đâu?
- Thuộc lô hoặc mẻ nào?
- Được doanh nghiệp nào nhập khẩu?
- Đã trải qua những công đoạn quan trọng nào?
- Được nhập, lưu kho hoặc phân phối vào thời điểm nào?
- Khi xảy ra vấn đề, có xác định được chính xác lô hàng cần kiểm tra hay không?
Như vậy, truy xuất nguồn gốc không đồng nghĩa với việc chỉ tạo một mã QR. Mã QR hoặc một vật mang dữ liệu khác chỉ là phương tiện để truy cập thông tin. Phần quan trọng nhất nằm ở dữ liệu phía sau và khả năng liên kết các sự kiện trong chuỗi cung ứng.
Truy xuất nguồn gốc hàng hóa 2026 có gì thay đổi đáng chú ý?
1. Nghị định 37/2026/NĐ-CP tạo khung chung về truy xuất nguồn gốc
Nghị định 37/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/01/2026 quy định chi tiết việc thực hiện Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, trong đó có nội dung về hệ thống truy xuất nguồn gốc.
Một thay đổi quan trọng là cách tiếp cận dựa trên mức độ rủi ro của sản phẩm. Sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao thuộc danh mục và lộ trình do bộ quản lý ngành, lĩnh vực công bố sẽ thuộc diện truy xuất bắt buộc. Với những sản phẩm không thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp vẫn có thể chủ động thực hiện.
Điều này có nghĩa doanh nghiệp không nên hỏi chung rằng “hàng nhập khẩu năm 2026 có bắt buộc truy xuất hay không?”. Câu hỏi đúng hơn phải là: sản phẩm thuộc cơ quan nào quản lý, được phân loại mức độ rủi ro nào và đã nằm trong danh mục, lộ trình bắt buộc hay chưa.
2. Dữ liệu truy xuất được chuẩn hóa cụ thể hơn
Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định dữ liệu truy xuất có thể bao gồm các nhóm thông tin như:
- Tên sản phẩm, hàng hóa.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Tên đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Xuất xứ sản phẩm.
- Các sự kiện theo dõi trọng yếu và thời gian xảy ra trong chuỗi cung ứng.
- Thương hiệu, nhãn hiệu.
- Số lô, mẻ hoặc số sê-ri nếu có.
- Hạn sử dụng nếu có.
- Tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn được áp dụng.
Doanh nghiệp nhập khẩu vì vậy cần thay đổi tư duy từ lưu hồ sơ theo từng đơn mua hàng sang quản lý dữ liệu theo sản phẩm và lô hàng.
3. Bộ Công Thương triển khai Thông tư 31/2026/TT-BCT
Thông tư 31/2026/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương theo lộ trình quy định.
Đối với các sản phẩm khác không thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp được khuyến khích thực hiện tự nguyện.
Thông tư đưa ra lộ trình theo hai giai đoạn đáng chú ý:
- Từ ngày 01/07/2026: tập trung vào định danh sản phẩm, đăng ký tài khoản, nhận mã định danh và xác thực thông tin sản phẩm đối với phạm vi thuộc diện áp dụng.
- Từ ngày 01/01/2027: thực hiện đầy đủ truy xuất nguồn gốc trước khi đưa sản phẩm, hàng hóa thuộc diện áp dụng vào lưu thông trên thị trường.
Vì vậy, năm 2026 có thể xem là giai đoạn doanh nghiệp cần chuẩn hóa danh mục sản phẩm, thông tin nhà cung cấp, dữ liệu định danh và hạ tầng kết nối.
4. Nghị định 372/2026/NĐ-CP chuẩn bị cho hệ thống truy xuất trên môi trường số từ năm 2027
Ngày 29/09/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 372/2026/NĐ-CP về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa trên môi trường số. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2027.
Theo cơ chế này, sản phẩm có mức độ rủi ro cao thuộc diện áp dụng sẽ thực hiện định danh, xác thực dữ liệu và truy xuất theo danh mục, lộ trình, phương thức do bộ quản lý ngành, lĩnh vực quy định. Sản phẩm có mức độ rủi ro trung bình và thấp được khuyến khích áp dụng tự nguyện, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Nghị định cũng đưa ra cơ chế mã UID để định danh sản phẩm hoặc lô, mẻ hàng hóa và ghi nhận các sự kiện trọng yếu trên môi trường số. Đây là bước chuyển đáng chú ý từ truy xuất theo từng hệ thống riêng lẻ sang mô hình có khả năng kết nối và xác thực dữ liệu ở quy mô quốc gia.
Có phải tất cả hàng hóa đều bắt buộc truy xuất từ năm 2026?
Không. Đây là điểm cần hiểu đúng để tránh áp dụng máy móc.
Doanh nghiệp cần kiểm tra lần lượt:
- Sản phẩm thuộc trách nhiệm quản lý của bộ, ngành nào.
- Sản phẩm được phân loại mức độ rủi ro cao, trung bình hay thấp.
- Có nằm trong danh mục phải truy xuất nguồn gốc hay không.
- Lộ trình bắt buộc bắt đầu từ thời điểm nào.
- Có quy định chuyên ngành riêng áp dụng cho sản phẩm hay không.
Ngay cả khi một sản phẩm chưa thuộc diện truy xuất bắt buộc, doanh nghiệp vẫn có thể chủ động triển khai để quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng và tạo sự minh bạch khi phân phối.
Hàng nhập khẩu cần chuẩn bị thêm những dữ liệu nào?
Đối với hàng nhập khẩu thuộc phạm vi Thông tư 31/2026/TT-BCT, ngoài dữ liệu cơ bản của sản phẩm và nhà sản xuất, thương nhân còn cần khai báo thêm:
- Tên đơn vị nhập khẩu.
- Địa chỉ đơn vị nhập khẩu.
- Mã số thuế của đơn vị nhập khẩu.
- Thông tin nhà phân phối chính thức tại Việt Nam nếu có.
Đây là điểm đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc. Nếu nhà cung cấp chỉ gửi tên hàng bằng tiếng Trung, một vài hình ảnh và giá sản phẩm thì thường chưa đủ để xây dựng bộ dữ liệu truy xuất hoàn chỉnh.
Người nhập nên yêu cầu thêm thông tin nhà sản xuất, địa chỉ, model, thương hiệu, mã sản phẩm, số lô, thành phần, thông số kỹ thuật và tài liệu liên quan ngay từ khi đàm phán đơn hàng.
QR Code có phải là phương thức bắt buộc duy nhất?
Không. Mã QR là một dạng vật mang dữ liệu phổ biến nhưng không phải cách duy nhất để thực hiện truy xuất nguồn gốc.
Tùy hệ thống, mã định danh hoặc mã truy xuất có thể được thể hiện bằng vật mang dữ liệu phù hợp, miễn bảo đảm khả năng nhận diện và truy cập dữ liệu theo tiêu chuẩn áp dụng.
Doanh nghiệp cần tránh cách làm chỉ tạo mã QR dẫn tới một trang giới thiệu sản phẩm rồi coi đó là hệ thống truy xuất. Một hệ thống đúng nghĩa còn cần có dữ liệu về chủ thể, sản phẩm, lô hàng và các sự kiện trọng yếu trong chuỗi cung ứng.
Doanh nghiệp có thể thực hiện truy xuất bằng hệ thống nào?
Đối với hàng thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc do Bộ Công Thương vận hành hoặc hệ thống nội bộ của mình nếu đáp ứng yêu cầu kết nối và chia sẻ dữ liệu.
Khai báo trực tiếp trên hệ thống quản lý
Phương án này phù hợp với doanh nghiệp chưa có nền tảng quản trị riêng hoặc số lượng sản phẩm chưa quá lớn. Doanh nghiệp tập trung chuẩn hóa dữ liệu và cập nhật theo hướng dẫn của hệ thống.
Sử dụng hệ thống truy xuất nội bộ
Doanh nghiệp có nhiều SKU, nhiều kho hoặc hệ thống ERP có thể xây dựng hoặc tiếp tục sử dụng hệ thống riêng, nhưng cần bảo đảm cấu trúc dữ liệu, bảo mật và khả năng kết nối theo quy định.
Doanh nghiệp đã có hệ thống từ trước nên rà soát từ năm 2026 để tránh phải sửa toàn bộ cấu trúc dữ liệu khi lộ trình đầy đủ bắt đầu.
Dữ liệu truy xuất cần được lưu trong bao lâu?
Thời gian lưu dữ liệu phụ thuộc vào quy định của từng bộ quản lý ngành, lĩnh vực.
Riêng trong phạm vi Thông tư 31/2026/TT-BCT, thời hạn tối thiểu được xác định theo hướng:
- Hàng hóa có hạn sử dụng: lưu tối thiểu 12 tháng kể từ thời điểm hết hạn sử dụng.
- Hàng hóa không có hạn sử dụng: lưu tối thiểu 60 tháng.
Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống truy xuất nội bộ, hệ thống cũng cần bảo đảm khả năng truy xuất và cung cấp dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Lợi ích của truy xuất nguồn gốc với doanh nghiệp nhập khẩu
Biết chính xác hàng đến từ nhà cung cấp nào
Doanh nghiệp nhập cùng một sản phẩm từ nhiều xưởng rất dễ nhầm nguồn nếu chỉ quản lý bằng tên hàng. Mã lô và dữ liệu truy xuất giúp phân biệt rõ từng nhà cung cấp và từng lần nhập.
Khoanh vùng nhanh khi sản phẩm có lỗi
Nếu chỉ một lô hàng gặp vấn đề, doanh nghiệp có thể xác định đúng lô cần kiểm tra thay vì dừng bán toàn bộ sản phẩm cùng loại.
Dễ làm việc với hệ thống phân phối và khách hàng B2B
Khi bán cho doanh nghiệp, đại lý hoặc chuỗi phân phối, thông tin về nhà sản xuất, xuất xứ và lô hàng thường được quan tâm nhiều hơn. Dữ liệu truy xuất rõ ràng giúp quá trình cung cấp thông tin thuận tiện hơn.
Kiểm soát chuỗi cung ứng khi quy mô tăng
Khi số lượng sản phẩm, xưởng và đơn nhập tăng, truy xuất nguồn gốc trở thành công cụ quản trị chứ không chỉ là yêu cầu pháp lý.
Chuẩn bị cho xu hướng quản lý hàng hóa bằng dữ liệu số
Các thay đổi năm 2026 và lộ trình từ năm 2027 cho thấy việc quản lý sản phẩm đang chuyển dần sang mô hình định danh, xác thực và kết nối dữ liệu. Doanh nghiệp chuẩn hóa từ sớm sẽ dễ thích nghi hơn.
Truy xuất nguồn gốc có thay thế C/O hoặc hồ sơ nhập khẩu không?
Không. Doanh nghiệp cần phân biệt truy xuất nguồn gốc với hồ sơ hải quan và chứng từ chứng minh xuất xứ.
Hệ thống truy xuất không tự động thay thế:
- Commercial invoice.
- Packing list.
- Tờ khai hải quan.
- Chứng từ vận tải.
- Chứng nhận xuất xứ nếu lô hàng cần sử dụng.
- Chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn.
- Giấy phép và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.
Từ năm 2027, một số chứng nhận và giấy tờ gắn với hàng hóa rủi ro cao có thể được số hóa, xác thực và kết nối với nền tảng quốc gia theo lộ trình. Điều này giúp liên thông dữ liệu chứ không có nghĩa điều kiện pháp lý của các chứng từ được bỏ đi.
8 bước doanh nghiệp nên thực hiện ngay từ năm 2026
- Xác định chính xác sản phẩm: tên hàng, chất liệu, thành phần, công dụng, model và thương hiệu.
- Xác định cơ quan quản lý: kiểm tra sản phẩm thuộc phạm vi của bộ hoặc ngành nào.
- Kiểm tra mức độ rủi ro và lộ trình: xác định có thuộc danh mục truy xuất bắt buộc hay không.
- Chuẩn hóa nhà cung cấp: lưu tên pháp lý, địa chỉ và thông tin nhà sản xuất nước ngoài.
- Chuẩn hóa mã hàng: tránh một sản phẩm được quản lý bằng nhiều tên hoặc nhiều mã không thống nhất.
- Thu thập dữ liệu theo lô: số lô, serial, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các thông tin cần thiết nếu có.
- Chọn phương án hệ thống: sử dụng hệ thống quản lý của cơ quan nhà nước hoặc hệ thống nội bộ có khả năng kết nối.
- Kiểm tra trước khi lưu thông: bảo đảm mã định danh, dữ liệu và hồ sơ đã được cập nhật theo đúng lộ trình áp dụng.
Doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc cần hỏi nhà cung cấp những gì?
Ngay từ khi chọn nguồn, nên yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị:
- Tên pháp lý của nhà sản xuất.
- Địa chỉ sản xuất.
- Tên và mã sản phẩm.
- Thương hiệu.
- Model hoặc serial nếu có.
- Số lô hoặc mẻ khi áp dụng.
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng nếu có.
- Catalogue hoặc datasheet.
- Thông tin tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn liên quan.
- Các chứng từ chất lượng hoặc xuất xứ nếu lô hàng cần sử dụng.
Nếu nhà cung cấp không thể cung cấp những dữ liệu cơ bản này, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi đặt số lượng lớn, đặc biệt đối với hàng thuộc nhóm có yêu cầu quản lý cao.
Những lỗi cần tránh khi triển khai truy xuất nguồn gốc
Chỉ làm một mã QR để đối phó
Mã QR không có giá trị nhiều nếu dữ liệu phía sau không đầy đủ hoặc không liên kết được với lô hàng thực tế.
Đợi hàng về kho mới thu thập dữ liệu
Một số thông tin chỉ nhà sản xuất mới cung cấp được. Khi lô hàng đã rời Trung Quốc, việc bổ sung hồ sơ có thể mất nhiều thời gian hơn.
Không phân biệt truy xuất với xuất xứ
Thông tin xuất xứ là một phần của dữ liệu truy xuất nhưng hệ thống truy xuất không mặc nhiên thay thế chứng từ xuất xứ dùng cho mục đích hải quan hoặc ưu đãi thuế.
Áp dụng cùng một quy trình cho tất cả mặt hàng
Mỗi nhóm hàng có thể chịu quản lý bởi một cơ quan khác nhau và có lộ trình khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra theo đúng sản phẩm thực tế.
Doanh nghiệp nhập khẩu nên chuẩn bị gì trước năm 2027?
Giai đoạn cuối năm 2026 là thời điểm phù hợp để rà soát lại toàn bộ dữ liệu sản phẩm và nguồn cung.
Doanh nghiệp chưa cần biến mọi sản phẩm thành một dự án công nghệ phức tạp. Có thể bắt đầu bằng những việc cơ bản nhưng rất quan trọng:
- Lập danh sách đầy đủ SKU đang nhập.
- Gắn từng SKU với nhà sản xuất cụ thể.
- Chuẩn hóa tên hàng và model.
- Lưu lịch sử từng lô nhập.
- Sắp xếp catalogue và hồ sơ kỹ thuật.
- Phân loại sản phẩm theo cơ quan quản lý.
- Xác định nhóm hàng có mức độ rủi ro cao.
- Kiểm tra hệ thống hiện tại có khả năng kết nối dữ liệu hay không.
Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp chuyển sang quy trình truy xuất đầy đủ khi lộ trình pháp lý yêu cầu.
Kết luận
Truy xuất nguồn gốc hàng hóa 2026 đánh dấu bước chuyển quan trọng từ quản lý thông tin hàng hóa rời rạc sang định danh và quản lý dữ liệu có khả năng kết nối. Nghị định 37/2026/NĐ-CP tạo khung chung, Thông tư 31/2026/TT-BCT đưa ra lộ trình cụ thể với nhóm hàng thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, trong khi Nghị định 372/2026/NĐ-CP chuẩn bị cơ chế truy xuất trên môi trường số từ ngày 01/01/2027.
Điều doanh nghiệp cần làm không phải là vội vàng gắn QR cho toàn bộ hàng hóa, mà là xác định đúng sản phẩm nào thuộc diện áp dụng, chuẩn hóa dữ liệu nhà sản xuất, nhà nhập khẩu và lô hàng, sau đó lựa chọn phương thức truy xuất phù hợp.
Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, việc chuẩn hóa nên bắt đầu ngay từ quá trình tìm nhà cung cấp. Khi trao đổi phương án nhập hàng tại DPS Order, người mua nên chuẩn bị đầy đủ thông tin sản phẩm, nhà sản xuất, thương hiệu, model và hồ sơ kỹ thuật để việc kiểm tra chính sách hàng hóa có cơ sở cụ thể hơn.
Nếu bạn cần hỗ trợ tìm nguồn hàng, trao đổi với nhà cung cấp hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, DPS Order hỗ trợ tư vấn từng bước hoàn toàn miễn phí, kể cả khi bạn chưa quyết định mua hàng. Bạn có thể gửi link sản phẩm, thông tin nhà cung cấp và nhu cầu nhập khẩu tại Trung tâm hỗ trợ để được hướng dẫn kiểm tra nguồn hàng, hồ sơ và phương án nhập khẩu phù hợp trước khi chốt đơn.