Truy xuất nguồn gốc hàng nhập khẩu đang trở thành nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi nhập hàng về Việt Nam để kinh doanh. Đây không chỉ là việc dán một mã QR lên bao bì, mà là quá trình thu thập, lưu trữ và liên kết dữ liệu để có thể xác định sản phẩm đến từ đâu, do đơn vị nào sản xuất hoặc nhập khẩu, thuộc lô hàng nào và đã trải qua những công đoạn quan trọng nào trong chuỗi cung ứng.
Năm 2026, khung pháp lý về truy xuất nguồn gốc có nhiều thay đổi đáng chú ý. Nghị định 37/2026/NĐ-CP tiếp tục xác lập nguyên tắc truy xuất bắt buộc đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao. Các bộ quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ mức độ rủi ro để ban hành danh mục và lộ trình áp dụng cụ thể.
Riêng với nhóm hàng thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, Thông tư 31/2026/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 đã quy định cụ thể hơn về định danh, dữ liệu truy xuất, hệ thống khai báo, vật mang dữ liệu và trách nhiệm của doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, nhập khẩu.
Đặc biệt, ngày 29/09/2026 Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định 372/2026/NĐ-CP về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa trên môi trường số. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2027, vì vậy doanh nghiệp nhập khẩu nên chuẩn bị dữ liệu từ sớm thay vì chờ tới thời điểm bắt buộc mới triển khai.
Truy xuất nguồn gốc hàng nhập khẩu là gì?
Hiểu đơn giản, truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi và xác định một sản phẩm hoặc lô hàng qua các công đoạn quan trọng của chuỗi cung ứng.
Đối với hàng nhập khẩu, dữ liệu có thể liên quan tới:
- Nhà sản xuất ở nước ngoài.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Nhà cung cấp hoặc đơn vị kinh doanh.
- Đơn vị nhập khẩu tại Việt Nam.
- Lô, mẻ hoặc số sê-ri sản phẩm.
- Các sự kiện quan trọng trong quá trình vận chuyển, nhập khẩu, lưu kho và phân phối.
- Tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn áp dụng.
- Thông tin nhà phân phối tại Việt Nam nếu có.
Điểm quan trọng là truy xuất nguồn gốc phải dựa trên dữ liệu có khả năng kiểm tra và liên kết theo chuỗi. Một mã QR chỉ dẫn tới trang giới thiệu sản phẩm nhưng không có dữ liệu truy vết chưa chắc đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một hệ thống truy xuất nguồn gốc.
Các văn bản doanh nghiệp nhập khẩu cần quan tâm trong năm 2026
Nghị định 37/2026/NĐ-CP
Đây là văn bản quan trọng về quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa và có quy định về hệ thống truy xuất nguồn gốc.
Một nguyên tắc đáng chú ý là sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao thuộc diện phải thực hiện truy xuất nguồn gốc theo danh mục và lộ trình do bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành. Đối với sản phẩm có mức độ rủi ro thấp hoặc trung bình, việc truy xuất có thể được khuyến khích hoặc thực hiện tự nguyện, trừ khi quy định chuyên ngành có yêu cầu khác.
Thông tư 31/2026/TT-BCT
Thông tư này áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương và áp dụng cho cả đơn vị nhập khẩu. Đối với sản phẩm khác không nằm trong phạm vi bắt buộc, cá nhân/doanh nghiệp có thể tự nguyện thực hiện theo cơ chế của Thông tư.
Thông tư cũng đưa ra lộ trình thực hiện đáng chú ý:
- Từ ngày 01/07/2026: doanh nghiệp thực hiện giai đoạn định danh sản phẩm, đăng ký tài khoản, nhận mã định danh và xác thực thông tin sản phẩm.
- Từ ngày 01/01/2027: thực hiện đầy đủ truy xuất nguồn gốc trước khi đưa sản phẩm, hàng hóa thuộc diện áp dụng vào lưu thông trên thị trường.
- Hệ thống truy xuất nội bộ đã vận hành trước khi Thông tư có hiệu lực được tiếp tục sử dụng nhưng cần được rà soát, cập nhật để đáp ứng yêu cầu kết nối theo lộ trình.
Như vậy, tại thời điểm năm 2026, doanh nghiệp không nên hiểu rằng tất cả hàng nhập khẩu đều lập tức phải thực hiện đầy đủ cùng một quy trình truy xuất. Cần xác định sản phẩm thuộc bộ nào quản lý, mức độ rủi ro ra sao và lộ trình áp dụng cụ thể.
Nghị định 372/2026/NĐ-CP
Nghị định mới được ban hành ngày 29/09/2026 xây dựng cơ chế định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc trên nền tảng quốc gia thông qua mã định danh sản phẩm, hàng hóa UID.
Từ ngày 01/01/2027, đối với sản phẩm có mức độ rủi ro cao, việc định danh, xác thực dữ liệu và truy xuất được thực hiện bắt buộc theo danh mục, lộ trình và yêu cầu do bộ quản lý ngành, lĩnh vực quy định. Đối với sản phẩm rủi ro trung bình và thấp, chính sách chung là khuyến khích thực hiện tự nguyện.
Trường hợp nào bắt buộc truy xuất nguồn gốc hàng nhập khẩu?
Không nên áp dụng nguyên tắc rằng cứ nhập khẩu chính ngạch là mọi sản phẩm đều bắt buộc truy xuất theo cùng một cách.
Doanh nghiệp cần kiểm tra theo thứ tự:
- Sản phẩm thuộc trách nhiệm quản lý của bộ, ngành nào.
- Sản phẩm được xếp ở mức độ rủi ro nào.
- Có nằm trong danh mục phải truy xuất nguồn gốc hay không.
- Lộ trình bắt buộc bắt đầu từ thời điểm nào.
- Quy định chuyên ngành có đặt ra thêm yêu cầu riêng hay không.
Theo nguyên tắc hiện hành, nhóm hàng có mức độ rủi ro cao là nhóm cần đặc biệt kiểm tra. Bộ quản lý ngành, lĩnh vực sẽ căn cứ những yếu tố như ảnh hưởng tới sức khỏe, an toàn, môi trường, quyền lợi người tiêu dùng, thông tin cảnh báo và khả năng quản lý chuỗi cung ứng để xác định danh mục và lộ trình.
Với hàng thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, Thông tư 31/2026/TT-BCT quy định doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc phải hoàn thành truy xuất trước khi đưa hàng vào lưu thông trên thị trường theo lộ trình của Thông tư.
Hàng mới nhập về kho có phải lập tức được xem là hàng đang lưu thông?
Thông tư 31/2026/TT-BCT có một điểm doanh nghiệp nhập khẩu cần chú ý: hàng đang vận chuyển từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên và đang được lưu giữ tại kho này chưa được xem là hàng hóa lưu thông trên thị trường theo khái niệm của Thông tư.
Điều này giúp phân biệt giữa giai đoạn hàng vừa hoàn thành quá trình nhập khẩu và giai đoạn doanh nghiệp bắt đầu đưa hàng ra trưng bày, khuyến mại, vận chuyển thương mại, phân phối hoặc bán cho khách hàng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên vì vậy mà chờ tới thời điểm xuất kho mới chuẩn bị dữ liệu. Việc thu thập thông tin từ nhà cung cấp nước ngoài nên được thực hiện ngay trước khi đặt đơn hoặc trước khi hàng rời nhà máy.
Trường hợp nào không bắt buộc hoặc nằm ngoài phạm vi áp dụng?
Với sản phẩm không thuộc nhóm rủi ro cao hoặc chưa thuộc danh mục, lộ trình bắt buộc của cơ quan quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể thực hiện truy xuất trên cơ sở tự nguyện, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Nghị định 37/2026/NĐ-CP cũng không áp dụng yêu cầu truy xuất bắt buộc đối với sản phẩm, hàng hóa trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh có yêu cầu bảo mật về nguồn gốc, xuất xứ.
Từ ngày 01/01/2027, Nghị định 372/2026/NĐ-CP còn quy định một số nhóm không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này như:
- Hàng tạm nhập tái xuất.
- Hàng quá cảnh.
- Hàng chuyển khẩu.
- Hàng trung chuyển.
- Hàng nhập khẩu gửi kho ngoại quan để xuất khẩu sang nước thứ ba.
Nghị định 372/2026/NĐ-CP cũng không áp dụng quy định bắt buộc về định danh, xác thực và truy xuất theo Nghị định này đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, cơ yếu có yêu cầu bảo mật nguồn gốc, xuất xứ.
Doanh nghiệp cần lưu ý đây là phạm vi của từng văn bản cụ thể. Một mặt hàng không thuộc phạm vi của một quy định truy xuất nguồn gốc vẫn có thể phải thực hiện nghĩa vụ khác về hải quan, nhãn hàng hóa, chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc quản lý chuyên ngành.
Doanh nghiệp nhập khẩu cần khai báo những thông tin nào?
Đối với hàng thuộc phạm vi Thông tư 31/2026/TT-BCT, dữ liệu truy xuất cơ bản gồm:
- Tên sản phẩm, hàng hóa.
- Xuất xứ sản phẩm, hàng hóa.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Tên đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Mã truy xuất nguồn gốc nếu có.
- Các sự kiện theo dõi trọng yếu trong chuỗi cung ứng và thời gian xảy ra sự kiện.
- Thương hiệu, nhãn hiệu, số lô, mẻ hoặc số sê-ri nếu có.
- Hạn sử dụng nếu có.
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn khác được áp dụng.
Riêng đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp còn phải khai báo thêm:
- Tên đơn vị nhập khẩu.
- Địa chỉ đơn vị nhập khẩu.
- Mã số thuế của đơn vị nhập khẩu.
- Thông tin nhà phân phối chính thức tại Việt Nam nếu có.
Đây là lý do doanh nghiệp nhập khẩu nên yêu cầu nhà cung cấp nước ngoài cung cấp thông tin rõ ràng ngay từ đầu. Nếu xưởng chỉ gửi một tên sản phẩm chung chung, không có thông tin nhà sản xuất, số lô hoặc dữ liệu sản phẩm cần thiết thì việc xây dựng hệ thống truy xuất sau này sẽ khó khăn hơn.
Giai đoạn định danh sản phẩm năm 2026 cần chuẩn bị gì?
Đối với phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, giai đoạn đầu của lộ trình tập trung vào định danh sản phẩm.
Thông tin doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị gồm:
- Tên doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.
- Tên và hình ảnh sản phẩm.
- Hồ sơ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền liên quan đến sở hữu công nghiệp nếu có.
- Chữ ký số của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang nhập nhiều mã sản phẩm, đây là thời điểm phù hợp để chuẩn hóa danh mục SKU, thương hiệu, model, nhà sản xuất, lô hàng và hồ sơ nguồn cung thay vì quản lý bằng những tên hàng khác nhau giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán.
Doanh nghiệp thực hiện truy xuất nguồn gốc bằng cách nào?
Theo Thông tư 31/2026/TT-BCT, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hướng chính.
Phương án 1: Khai báo trực tiếp trên hệ thống của Bộ Công Thương
Doanh nghiệp cập nhật và quản lý thông tin truy xuất theo hướng dẫn kỹ thuật của hệ thống. Phương án này phù hợp với doanh nghiệp chưa có phần mềm truy xuất riêng hoặc số lượng mặt hàng chưa quá lớn.
Phương án 2: Xây dựng hệ thống truy xuất nội bộ
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống của mình nhưng hệ thống phải đáp ứng yêu cầu pháp luật và có khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với hệ thống truy xuất nguồn gốc của Bộ Công Thương thông qua giao diện kết nối dữ liệu.
Với doanh nghiệp nhập khẩu quy mô lớn, phương án này có lợi thế vì dữ liệu truy xuất có thể được liên kết với quản lý đơn hàng, kho, ERP, mã sản phẩm, bảo hành và hệ thống phân phối.
Mã QR có phải phương thức truy xuất nguồn gốc duy nhất không?
Không. QR Code chỉ là một dạng vật mang dữ liệu quen thuộc với người dùng.
Mã định danh hoặc mã truy xuất có thể được thể hiện trên vật mang dữ liệu phù hợp và được gắn, in, đính, đúc, chạm, khắc hoặc thể hiện bằng phương pháp thích hợp trên sản phẩm hoặc bao bì.
Điều quan trọng không nằm ở hình thức đẹp của chiếc tem mà nằm ở dữ liệu phía sau mã đó. Hệ thống phải cho phép xác định đúng sản phẩm và truy xuất được thông tin theo chuỗi.
Doanh nghiệp phải lưu dữ liệu truy xuất trong bao lâu?
Đối với hàng thuộc Thông tư 31/2026/TT-BCT, dữ liệu phải được lưu tối thiểu:
- Hàng có hạn sử dụng: ít nhất 12 tháng kể từ thời điểm hàng hết hạn sử dụng.
- Hàng không có hạn sử dụng: ít nhất 60 tháng.
Dữ liệu điện tử cần bảo đảm khả năng kiểm soát thay đổi, ghi nhận lịch sử cập nhật và có thể truy cập, trích xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Truy xuất nguồn gốc có thay thế C/O và hồ sơ nhập khẩu không?
Không. Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ.
Mã truy xuất hoặc hệ thống truy xuất nguồn gốc không tự động thay thế:
- Commercial invoice.
- Packing list.
- Tờ khai hải quan.
- Chứng từ vận tải.
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
- Giấy phép nhập khẩu.
- Chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn.
- Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.
Từ năm 2027, Nghị định 372/2026/NĐ-CP định hướng các chứng nhận, chứng từ liên quan tới sản phẩm có mức độ rủi ro cao được số hóa, xác thực và kết nối với nền tảng quốc gia theo lộ trình. Đây là cơ chế kết nối dữ liệu, không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua điều kiện pháp lý của từng loại chứng từ.
Lợi ích của truy xuất nguồn gốc với doanh nghiệp nhập khẩu
Dễ quản lý từng nhà cung cấp và lô hàng
Doanh nghiệp có thể biết một lô hàng đến từ xưởng nào, nhập thời điểm nào, được phân phối cho những kho hoặc khách hàng nào.
Điều này đặc biệt hữu ích khi nhập cùng một sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp Trung Quốc.
Hỗ trợ xử lý khi sản phẩm có vấn đề
Nếu phát hiện một lô hàng lỗi, doanh nghiệp có thể khoanh vùng chính xác lô cần kiểm tra hoặc thu hồi thay vì xử lý toàn bộ hàng cùng loại.
Tăng tính minh bạch khi bán B2B
Khách hàng doanh nghiệp, đại lý và hệ thống phân phối ngày càng quan tâm tới nhà sản xuất, xuất xứ, hồ sơ chất lượng và nguồn cung. Một hệ thống dữ liệu rõ ràng giúp quá trình trao đổi thông tin thuận tiện hơn.
Hạn chế nhầm lẫn nguồn hàng
Khi số lượng SKU và nhà cung cấp tăng, việc chỉ quản lý bằng tên sản phẩm hoặc file Excel riêng lẻ dễ dẫn tới nhầm lô, nhầm xưởng hoặc mất lịch sử nhập hàng.
Chuẩn bị tốt hơn cho quá trình số hóa quản lý hàng hóa
Các quy định mới năm 2026 cho thấy xu hướng quản lý sản phẩm đang chuyển mạnh sang định danh và kết nối dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp xây dựng dữ liệu chuẩn từ sớm sẽ dễ thích ứng hơn khi lộ trình bắt buộc mở rộng.
Doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp gì?
Nếu đang chuẩn bị nhập một mặt hàng có khả năng phải truy xuất, người mua nên thu thập ít nhất:
- Tên pháp lý của nhà sản xuất.
- Địa chỉ nhà sản xuất.
- Tên sản phẩm chính xác.
- Hình ảnh sản phẩm và bao bì.
- Thương hiệu.
- Model hoặc mã sản phẩm nếu có.
- Số lô, mẻ hoặc serial nếu áp dụng.
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng nếu có.
- Thông tin tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc chất lượng liên quan.
- Catalogue, datasheet hoặc tài liệu kỹ thuật nếu sản phẩm cần.
- Chứng từ xuất xứ và chứng nhận liên quan nếu lô hàng sử dụng.
Nên kiểm tra khả năng cung cấp dữ liệu này trước khi đặt số lượng lớn. Một nhà cung cấp có giá rẻ nhưng không thể xác định rõ nhà sản xuất, lô hàng hoặc thông số sản phẩm có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ tại Việt Nam.
7 bước chuẩn bị truy xuất nguồn gốc hàng nhập khẩu
- Xác định mặt hàng: làm rõ tên hàng, chất liệu, công dụng, model và nhà sản xuất.
- Xác định cơ quan quản lý: kiểm tra mặt hàng thuộc phạm vi quản lý của bộ, ngành nào.
- Kiểm tra mức độ rủi ro: đối chiếu danh mục và lộ trình truy xuất bắt buộc.
- Thu thập dữ liệu từ nhà cung cấp: chuẩn hóa nhà sản xuất, lô hàng, xuất xứ và tài liệu kỹ thuật.
- Chuẩn hóa mã sản phẩm: hạn chế một sản phẩm được quản lý bằng nhiều tên hoặc mã không thống nhất.
- Chọn phương án hệ thống: khai báo trên hệ thống quản lý hoặc kết nối hệ thống nội bộ phù hợp.
- Kiểm tra trước khi lưu thông: bảo đảm dữ liệu, vật mang dữ liệu và hồ sơ liên quan đã sẵn sàng theo lộ trình áp dụng.
Những sai lầm thường gặp khi thực hiện truy xuất nguồn gốc
Dán QR Code rồi coi như đã hoàn thành
QR Code chỉ là phương tiện giúp truy cập dữ liệu. Nếu dữ liệu phía sau không thể hiện được chuỗi thông tin cần thiết thì chưa giải quyết được mục tiêu truy xuất.
Đợi hàng về Việt Nam mới hỏi nhà cung cấp
Khi hàng đã sản xuất xong, việc xin bổ sung số lô, dữ liệu nhà sản xuất hoặc tài liệu chất lượng có thể khó hơn. Nên thống nhất yêu cầu ngay từ khi đàm phán đơn hàng.
Áp dụng một quy định cho mọi mặt hàng
Thực phẩm, hóa chất, máy móc, hàng tiêu dùng hoặc sản phẩm nông nghiệp có thể thuộc các cơ quan quản lý và quy định chuyên ngành khác nhau.
Nhầm truy xuất nguồn gốc với chứng minh xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế
Dữ liệu truy xuất có thể thể hiện thông tin về xuất xứ, nhưng không tự động thay thế chứng từ chứng nhận xuất xứ cần thiết để đề nghị hưởng thuế ưu đãi.
Không lưu lịch sử dữ liệu
Truy xuất nguồn gốc không chỉ cần thông tin hiện tại. Doanh nghiệp còn phải bảo đảm dữ liệu có thể kiểm tra lịch sử và được lưu trong thời gian quy định.
Điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý từ năm 2027
Từ ngày 01/01/2027, cả lộ trình đầy đủ của Thông tư 31/2026/TT-BCT và Nghị định 372/2026/NĐ-CP bắt đầu có những yêu cầu quan trọng đối với hoạt động định danh, xác thực và truy xuất hàng hóa có mức độ rủi ro cao.
Nghị định 372/2026/NĐ-CP đưa vào cơ chế mã UID trên Nền tảng quốc gia về định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa. Các sự kiện trọng yếu trong quá trình sản xuất, nhập khẩu, lưu thông và tiêu dùng có thể được ghi nhận trên môi trường số theo yêu cầu của từng ngành hàng.
Vì vậy, các doanh nghiệp đang nhập hàng thường xuyên không nên coi truy xuất nguồn gốc là công việc chỉ thực hiện khi cơ quan quản lý kiểm tra. Việc chuẩn hóa dữ liệu nhà cung cấp, sản phẩm và lô hàng ngay từ năm 2026 sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc khi quy định mới đi vào thực hiện.
Kết luận
Truy xuất nguồn gốc hàng nhập khẩu đang chuyển từ một công cụ quản lý tự nguyện ở nhiều nhóm hàng sang một yêu cầu bắt buộc theo mức độ rủi ro và lộ trình của từng ngành. Doanh nghiệp cần đặc biệt phân biệt giữa hàng rủi ro cao thuộc diện bắt buộc và các nhóm hàng được khuyến khích thực hiện tự nguyện.
Đối với người nhập hàng Trung Quốc, việc chuẩn bị nên bắt đầu ngay từ nhà cung cấp: xác định rõ nhà sản xuất, xuất xứ, sản phẩm, lô hàng, thông số kỹ thuật và các chứng từ liên quan. Sau đó mới lựa chọn hệ thống truy xuất, vật mang dữ liệu và phương thức kết nối phù hợp.
Nếu doanh nghiệp đang xây dựng quy trình nhập khẩu chính ngạch, nên kiểm tra đồng thời truy xuất nguồn gốc với mã HS, chính sách mặt hàng, ghi nhãn, hồ sơ chất lượng và chứng từ nhập khẩu. Khi trao đổi phương án tại DPS Order, việc cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm và nhà cung cấp ngay từ đầu sẽ giúp quá trình kiểm tra có cơ sở rõ ràng hơn.
Nếu bạn cần hỗ trợ tìm nguồn hàng, trao đổi với nhà cung cấp hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, DPS Order hỗ trợ tư vấn từng bước hoàn toàn miễn phí, kể cả khi bạn chưa quyết định mua hàng. Bạn có thể gửi link sản phẩm, thông tin nhà cung cấp và nhu cầu nhập khẩu tại Trung tâm hỗ trợ để được hướng dẫn kiểm tra nguồn hàng, hồ sơ và phương án nhập khẩu phù hợp trước khi chốt đơn.