Thủ tục nhập khẩu ghế xoay văn phòng cần được kiểm tra kỹ ngay từ khâu chọn sản phẩm, đặc biệt nếu nhập hàng từ Trung Quốc. Ngoài mã HS và thuế nhập khẩu thông thường, một số loại ghế còn có thể thuộc phạm vi áp dụng thuế chống bán phá giá. Chỉ cần khác nhau về khả năng nâng hạ, vật liệu chân ghế hoặc kích thước chiều cao mặt ghế, nghĩa vụ thuế của lô hàng có thể thay đổi đáng kể.
Vì vậy, trước khi đặt số lượng lớn, người nhập khẩu không nên chỉ gửi tên sản phẩm “office chair” hoặc hình ảnh cho đơn vị khai báo. Cần làm rõ ghế có xoay hay không, có điều chỉnh độ cao hay không, chân ghế bằng vật liệu gì, chiều cao mặt ghế tối đa bao nhiêu và hàng được nhập nguyên chiếc hay dưới dạng bộ linh kiện. Bài viết dưới đây của DPS Order tập trung vào ghế xoay văn phòng thông thường, hàng mới, dùng cho môi trường làm việc.
Chính sách nhập khẩu ghế xoay văn phòng năm 2026
Hoạt động nhập khẩu hiện được quản lý theo Luật Quản lý ngoại thương và Nghị định 292/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/09/2026. Bộ Công Thương đồng thời ban hành Thông tư 48/2026/TT-BCT để quy định chi tiết một số nội dung liên quan đến quản lý ngoại thương.
Đối với ghế xoay văn phòng mới thông thường, nếu hàng hóa không tích hợp thiết bị hoặc chức năng thuộc diện quản lý chuyên ngành riêng, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập khẩu theo quy định hải quan thông thường. Không có một giấy phép nhập khẩu riêng bắt buộc chỉ vì sản phẩm là ghế văn phòng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải phân biệt rõ hàng mới và hàng đã qua sử dụng. Nhóm 94.01, bao gồm nhiều loại ghế ngồi và ghế quay điều chỉnh độ cao, nằm trong danh mục hàng tiêu dùng đã qua sử dụng cần lưu ý theo Thông tư 48/2026/TT-BCT. Vì vậy, khi nhập ghế để kinh doanh, nên bảo đảm hàng là hàng mới và kiểm tra tình trạng sản phẩm trước khi vận chuyển về Việt Nam.
Mã HS ghế xoay văn phòng xác định như thế nào?
Điểm quan trọng nhất khi xác định mã HS là không căn cứ đơn thuần vào từ “ghế văn phòng”. Trong Chương 94, ghế được phân loại theo chức năng và cấu tạo. Với loại ghế vừa có khả năng quay vừa có cơ cấu điều chỉnh độ cao, nhóm phù hợp cần xem xét trước là phân nhóm dành riêng cho “ghế quay có điều chỉnh độ cao”.
Mã 9401.39.00 thường gặp với ghế xoay văn phòng
Đối với ghế quay có điều chỉnh độ cao và không thuộc loại bằng gỗ, mã thường được xem xét là 9401.39.00 – loại khác. Đây là trường hợp khá phổ biến với ghế văn phòng có trụ hơi nâng hạ, chân kim loại hoặc plastic, tựa lưng lưới, mặt ngồi bọc vải hoặc da nhân tạo.
Theo mức thuế nhập khẩu ưu đãi hiện hành sau khi Nghị định 73/2025/NĐ-CP sửa đổi biểu thuế của Nghị định 26/2023/NĐ-CP, mã 9401.39.00 có thuế suất nhập khẩu ưu đãi MFN 25%.
Nếu hàng có xuất xứ Trung Quốc và đáp ứng đầy đủ quy tắc xuất xứ của Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc, mã này hiện có thuế suất ACFTA 5%. Tuy nhiên, đây mới chỉ là thuế nhập khẩu thông thường; doanh nghiệp còn phải kiểm tra riêng thuế chống bán phá giá.
Ghế chỉ xoay nhưng không nâng hạ có dùng mã 9401.39.00 không?
Không nên mặc định. Mô tả của 9401.39.00 là ghế quay có điều chỉnh độ cao. Nếu sản phẩm chỉ có khả năng xoay nhưng chiều cao cố định, doanh nghiệp cần xem xét các phân nhóm khác của 94.01 dựa trên vật liệu khung, việc có nhồi đệm hay không và cấu tạo thực tế.
Ví dụ, ghế có khung kim loại, đã nhồi đệm nhưng không đáp ứng mô tả ghế quay điều chỉnh độ cao có thể phải xem xét nhóm 9401.71.00. Đây là lý do hình dáng bên ngoài giống nhau chưa chắc đã sử dụng cùng một mã HS.
Điểm đặc biệt khi nhập ghế xoay văn phòng từ Trung Quốc: thuế chống bán phá giá
Đây là phần người nhập hàng Trung Quốc cần kiểm tra kỹ nhất. Theo Quyết định 235/QĐ-BCT của Bộ Công Thương, Việt Nam đang áp dụng biện pháp chống bán phá giá đối với một số sản phẩm bàn, ghế có xuất xứ Trung Quốc. Các mã nằm trong phạm vi quyết định có cả 9401.31.00 và 9401.39.00.
Mức thuế chống bán phá giá chính thức áp dụng đối với sản phẩm ghế thuộc phạm vi điều chỉnh là 21,40%. Thời hạn áp dụng theo Quyết định là 5 năm kể từ ngày quyết định có hiệu lực, trừ trường hợp Bộ Công Thương ban hành quyết định thay đổi hoặc gia hạn. Tại thời điểm biên soạn năm 2026, doanh nghiệp nhập ghế từ Trung Quốc cần tiếp tục kiểm tra quy định này trước khi mở tờ khai.
Không phải mọi ghế Trung Quốc mã 9401.39.00 đều phải chịu 21,4%
Đây là điểm rất dễ hiểu nhầm. Mã HS nằm trong danh sách chỉ là một trong các căn cứ. Muốn xác định có chịu thuế chống bán phá giá hay không còn phải đối chiếu mô tả sản phẩm và các trường hợp được loại trừ.
Theo Quyết định 235/QĐ-BCT, sản phẩm ghế có thể được loại trừ khỏi phạm vi thuế chống bán phá giá nếu đáp ứng một trong các điều kiện quy định. Một số trường hợp đáng chú ý với ghế văn phòng gồm:
- Ghế làm hoàn toàn bằng plastic.
- Ghế có chân ghế làm bằng nhôm.
- Ghế có toàn bộ hoặc ít nhất một bộ phận chính như mặt ghế, tựa ghế, chân ghế hoặc khung ghế làm hoàn toàn từ mây, liễu gai, tre hoặc vật liệu tương tự.
- Chỉ nhập từng bộ phận riêng lẻ, không phải một nhóm bộ phận được đóng gói cùng nhau để lắp thành ghế hoàn chỉnh tại chỗ.
- Ghế có chức năng điều chỉnh độ cao mà chiều cao cao nhất từ mặt đất đến mặt trên của mặt ghế, đo tại điểm thấp nhất của mặt ghế, từ 600 mm trở lên.
- Sản phẩm có đặc điểm khác với phạm vi sản phẩm ghế được mô tả trong quyết định.
Ví dụ, hai mẫu đều là ghế xoay nâng hạ mã 9401.39.00 nhưng một mẫu dùng chân thép và có chiều cao mặt ghế tối đa dưới 600 mm, trong khi mẫu còn lại dùng chân nhôm. Kết quả đánh giá thuế chống bán phá giá có thể khác nhau. Vì vậy, không nên xác định nghĩa vụ thuế chỉ bằng cách nhìn mã HS.
Cần lấy thông tin gì từ nhà cung cấp trước khi nhập ghế?
Đối với mặt hàng này, DPS Order khuyến nghị người nhập khẩu làm rõ thông số kỹ thuật trước khi đặt hàng. Các thông tin quan trọng gồm:
- Ghế có xoay 360 độ hay không.
- Ghế có cần gạt hoặc piston điều chỉnh độ cao hay không.
- Chiều cao mặt ghế ở vị trí thấp nhất và cao nhất.
- Vật liệu chân ghế: thép, sắt, nhôm, plastic hay vật liệu khác.
- Vật liệu khung, mặt ghế và tựa lưng.
- Sản phẩm được nhập nguyên chiếc hay tháo rời để lắp ráp.
- Nếu tháo rời, một kiện hàng có đầy đủ các bộ phận để lắp thành ghế hoàn chỉnh hay chỉ là phụ tùng riêng.
- Catalogue, hình ảnh thực tế, bản thông số kỹ thuật và hướng dẫn lắp ráp.
- Thông tin nhà sản xuất và xuất xứ hàng hóa.
Đặc biệt, nếu muốn chứng minh sản phẩm thuộc trường hợp loại trừ thuế chống bán phá giá do có chân nhôm hoặc chiều cao mặt ghế từ 600 mm trở lên, doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu kỹ thuật đủ rõ thay vì chỉ dựa vào mô tả ngắn trên invoice.
C/O Form E có giúp giảm toàn bộ thuế khi nhập ghế Trung Quốc không?
Không. Đây là nhầm lẫn khá phổ biến. Với mã 9401.39.00, hàng Trung Quốc đủ điều kiện ACFTA có thể được áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt 5% thay vì mức MFN 25%.
Nhưng nếu chiếc ghế đồng thời thuộc phạm vi áp dụng thuế chống bán phá giá theo Quyết định 235/QĐ-BCT thì doanh nghiệp vẫn phải tính thêm 21,40% thuế chống bán phá giá. C/O Form E không có tác dụng miễn khoản thuế này.
Nói đơn giản, cần kiểm tra hai lớp thuế riêng biệt:
- Thuế nhập khẩu thông thường: có thể được giảm theo FTA nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ.
- Thuế chống bán phá giá: căn cứ vào xuất xứ Trung Quốc, mô tả hàng hóa và điều kiện loại trừ theo quyết định của Bộ Công Thương.
Do đó, trước khi so sánh giá nhập từ Trung Quốc với giá bán tại Việt Nam, doanh nghiệp nên tính cả khả năng phát sinh thuế chống bán phá giá để tránh dự toán giá vốn quá thấp.
Cách tính các loại thuế khi nhập khẩu ghế xoay văn phòng
Thuế nhập khẩu
Công thức cơ bản: Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế nhập khẩu x Thuế suất nhập khẩu áp dụng.
Với mã 9401.39.00, mức MFN hiện là 25%. Nếu hàng Trung Quốc đủ điều kiện ACFTA, có thể xem xét mức 5% theo biểu thuế ưu đãi đặc biệt.
Thuế chống bán phá giá
Nếu hàng thuộc đối tượng áp dụng Quyết định 235/QĐ-BCT, thuế chống bán phá giá được tính dựa trên trị giá tính thuế nhập khẩu và mức thuế tương ứng. Đối với sản phẩm ghế thuộc phạm vi quyết định, mức hiện được quy định là 21,40%.
Nếu sản phẩm đáp ứng điều kiện loại trừ, doanh nghiệp cần có căn cứ để chứng minh đặc tính hàng hóa khi cơ quan hải quan kiểm tra.
Thuế GTGT
Theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026, các hàng hóa đang áp dụng thuế suất GTGT 10% và không thuộc danh mục loại trừ được giảm xuống 8%. Việc giảm được áp dụng thống nhất cả ở khâu nhập khẩu.
Đối với ghế văn phòng thông thường, doanh nghiệp cần đối chiếu sản phẩm thực tế với các phụ lục loại trừ tại thời điểm mở tờ khai. Nếu đủ điều kiện giảm thuế, mức GTGT 8% được áp dụng trong thời gian chính sách còn hiệu lực.
Khi hàng chịu thuế chống bán phá giá, khoản thuế này cũng được cộng vào trị giá làm căn cứ tính thuế GTGT theo quy định. Vì vậy, tổng nghĩa vụ thuế có thể cao hơn đáng kể so với việc chỉ lấy trị giá hàng nhân với thuế nhập khẩu.
Bộ hồ sơ nhập khẩu ghế xoay văn phòng cần chuẩn bị
Thủ tục hải quan năm 2026 được thực hiện theo Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, cùng Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026.
Tùy trường hợp, hồ sơ nhập khẩu có thể gồm:
- Tờ khai hải quan theo hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương trong trường hợp phải nộp theo quy định.
- Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương đối với phương thức vận chuyển thuộc diện yêu cầu.
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ nếu thuộc trường hợp phải nộp hoặc doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.
- Tờ khai trị giá nếu thuộc trường hợp phải khai.
- Các chứng từ khác nếu hàng hóa thực tế phát sinh yêu cầu quản lý riêng.
Riêng với ghế Trung Quốc có nguy cơ thuộc diện chống bán phá giá, nên chuẩn bị thêm catalogue, ảnh sản phẩm, thông số chiều cao, tài liệu vật liệu chân ghế và cấu tạo sản phẩm. Packing list, hợp đồng mua bán và bảng kê model cũng rất hữu ích khi một lô có nhiều loại ghế khác nhau.
Quy trình thủ tục nhập khẩu ghế xoay văn phòng
- Kiểm tra tình trạng hàng: xác nhận ghế mới, chưa qua sử dụng.
- Làm rõ chức năng: kiểm tra ghế có xoay và có điều chỉnh độ cao hay không.
- Xác định mã HS: nếu là ghế quay điều chỉnh độ cao không bằng gỗ, 9401.39.00 là mã thường được xem xét; sản phẩm khác phải phân loại theo cấu tạo thực tế.
- Kiểm tra chống bán phá giá: nếu hàng có xuất xứ Trung Quốc, đối chiếu Quyết định 235/QĐ-BCT và các điều kiện loại trừ.
- Kiểm tra FTA: xác định khả năng cung cấp C/O hoặc chứng từ xuất xứ để hưởng thuế ưu đãi đặc biệt.
- Tính tổng giá vốn: tính thuế nhập khẩu, thuế chống bán phá giá nếu có, VAT và các chi phí logistics liên quan.
- Kiểm tra chứng từ: đối chiếu invoice, packing list, vận đơn, C/O và thông số kỹ thuật để tránh thông tin mâu thuẫn.
- Khai tờ khai hải quan: khai chính xác tên hàng, model, chức năng, vật liệu, mã HS, xuất xứ, số lượng và trị giá.
- Thực hiện kiểm tra theo phân luồng: bổ sung tài liệu hoặc kiểm tra thực tế nếu cơ quan hải quan yêu cầu.
- Nộp thuế và hoàn tất thông quan: sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và các yêu cầu liên quan, doanh nghiệp thực hiện nhận hàng.
Những lỗi dễ gặp khi nhập ghế xoay văn phòng
- Thấy chữ “ghế văn phòng” là áp ngay 9401.39.00: mã này yêu cầu đặc tính ghế quay có điều chỉnh độ cao; ghế chiều cao cố định cần kiểm tra mã khác.
- Chỉ kiểm tra thuế nhập khẩu mà quên thuế chống bán phá giá: đây là rủi ro lớn với ghế có xuất xứ Trung Quốc.
- Cho rằng có Form E thì chỉ phải đóng 5%: thuế ACFTA và thuế chống bán phá giá là hai vấn đề riêng.
- Không hỏi vật liệu chân ghế: chân bằng nhôm là một trong các điều kiện loại trừ đáng chú ý của biện pháp chống bán phá giá hiện hành.
- Không đo chiều cao mặt ghế: với ghế nâng hạ, mốc 600 mm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định phạm vi áp thuế chống bán phá giá.
- Nhập ghế tháo rời rồi cho rằng đó là phụ tùng: nếu các bộ phận được đóng gói cùng nhau để lắp thành ghế hoàn chỉnh tại chỗ thì vẫn có thể thuộc phạm vi sản phẩm ghế.
- Mô tả invoice quá chung: chỉ ghi “office chair” không thể hiện đầy đủ chức năng và đặc tính hàng hóa.
Lưu ý trước khi nhập lô ghế đầu tiên
Với ghế xoay văn phòng, cách an toàn nhất là kiểm tra đồng thời mã HS, xuất xứ, thuế FTA và phạm vi chống bán phá giá trước khi đặt cọc. Đặc biệt nếu nhập từ Trung Quốc, chênh lệch giữa một mẫu thuộc diện áp thuế chống bán phá giá và một mẫu đáp ứng điều kiện loại trừ có thể ảnh hưởng lớn tới tổng giá vốn.
Các mã HS, mức thuế và chính sách trong bài được trình bày theo quy định tại thời điểm biên soạn và mang tính tham khảo. Kết quả cuối cùng cần căn cứ vào sản phẩm thực tế, cấu tạo, vật liệu, kích thước, xuất xứ, chứng từ và văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai. Nếu sản phẩm có thiết kế đặc biệt hoặc doanh nghiệp chưa xác định được phạm vi chống bán phá giá, nên kiểm tra trước khi đặt hàng số lượng lớn.
Nếu bạn cần hỗ trợ tìm nguồn hàng, trao đổi với nhà cung cấp hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, DPS Order hỗ trợ tư vấn từng bước hoàn toàn miễn phí, kể cả khi bạn chưa quyết định mua hàng. Bạn có thể gửi link sản phẩm, hình ảnh, thông số chiều cao, vật liệu chân ghế hoặc nhu cầu nhập ghế xoay văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ để được hướng dẫn cụ thể hơn trước khi triển khai đơn hàng.