Thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm không thể áp dụng một mã HS hay một mức thuế chung cho tất cả sản phẩm. Khái niệm văn phòng phẩm bao gồm rất nhiều mặt hàng khác nhau như bút bi, bút đánh dấu, bút chì, sổ ghi chép, ghim dập, kẹp giấy, khay đựng tài liệu, dụng cụ để bàn và nhiều sản phẩm khác. Mỗi loại có cấu tạo, vật liệu và công dụng riêng nên có thể thuộc những chương HS hoàn toàn khác nhau.
Đây cũng là điểm người nhập hàng Trung Quốc rất dễ nhầm. Nếu invoice chỉ ghi chung chung là “stationery” hoặc “office supplies”, việc xác định mã HS và tính thuế sẽ thiếu cơ sở. Trước khi đặt số lượng lớn, người nhập khẩu nên tách danh sách từng mặt hàng, làm rõ chất liệu, công dụng và thông số sản phẩm. Bài viết dưới đây của DPS Order tập trung vào các loại văn phòng phẩm thông dụng, hàng mới, không bao gồm những sản phẩm đặc biệt có chức năng điện tử hoặc thành phần hóa chất cần quản lý riêng.
Chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm năm 2026
Hoạt động nhập khẩu hiện được quản lý theo Luật Quản lý ngoại thương và Nghị định 292/2026/NĐ-CP. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 05/09/2026 và thay thế khuôn khổ hướng dẫn trước đó của Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Bộ Công Thương cũng ban hành Thông tư 48/2026/TT-BCT, có hiệu lực cùng ngày, trong đó quy định chi tiết danh mục hàng tiêu dùng đã qua sử dụng cấm nhập khẩu và một số nội dung quản lý ngoại thương khác.
Đối với văn phòng phẩm mới thông thường như bút, bút chì, sổ ghi chép, ghim, kẹp giấy hoặc dụng cụ để bàn, doanh nghiệp chủ yếu thực hiện thủ tục hải quan theo quy định chung sau khi xác định chính xác mã HS và kiểm tra chính sách của từng mặt hàng.
Tuy nhiên, không nên coi toàn bộ hàng được bán trong danh mục “văn phòng phẩm” là có cùng chính sách nhập khẩu. Ví dụ, keo dán, mực chuyên dụng, bình xịt, sản phẩm chứa hóa chất, thiết bị điện tử văn phòng hoặc hàng có chức năng đặc biệt cần được kiểm tra riêng để xác định có phát sinh quy định chuyên ngành hay không.
Thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm: không có một mã HS cố định
Đây là vấn đề quan trọng nhất người nhập hàng cần hiểu. “Văn phòng phẩm” không phải một nhóm HS duy nhất. Mã HS được xác định theo từng sản phẩm cụ thể dựa trên cấu tạo, công dụng, vật liệu và mô tả trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
Ví dụ, các nhóm mã thường gặp có thể rất khác nhau:
- 4820.10: sổ đăng ký, sổ kế toán, vở ghi chép, tập ghi nhớ, sổ nhật ký và các sản phẩm tương tự.
- 9608.10: bút bi.
- 9608.20: bút phớt, bút đánh dấu và các loại tương tự.
- 9608.30: bút máy và các loại bút tương ứng.
- 9608.40: bút chì bấm hoặc bút chì đẩy.
- 9609.10: bút chì và bút chì màu có lõi trong vỏ.
- 8304.00: một số khay để giấy, giá đặt giấy, khay để bút, giá để con dấu và đồ dùng văn phòng tương tự bằng kim loại cơ bản.
- 8305.20: ghim dập dạng băng.
- 8305.90: một số kẹp giấy, ghim giấy và đồ dùng văn phòng tương tự bằng kim loại cơ bản.
Danh mục và các tài liệu hải quan cho thấy bút bi, bút đánh dấu, bút máy, bút chì bấm và bút chì được phân vào những phân nhóm riêng; các đồ dùng văn phòng bằng kim loại như khay giấy, khay bút và ghim dập cũng nằm ở các nhóm khác nhau.
Các mã trên là nhóm hoặc phân nhóm tham khảo, không phải kết luận mã 8 số cho mọi sản phẩm. Khi khai báo, cần đi tiếp đến mã chi tiết phù hợp với hàng thực tế.
Ví dụ để hiểu vì sao văn phòng phẩm dễ bị xác định sai mã HS
Bút viết không phải loại nào cũng cùng mã
Một lô hàng có thể gồm bút bi, bút marker, bút máy và bút chì bấm. Nếu chỉ ghi chung “pen” rồi áp một mã duy nhất cho tất cả sản phẩm thì rất dễ sai.
Người nhập khẩu nên yêu cầu nhà cung cấp tách từng SKU và ghi rõ loại bút, cơ chế viết, loại ngòi, loại mực và vật liệu khi cần.
Sổ và vở khác với giấy rời
Sổ ghi chép đã đóng thành quyển có thể được xem xét trong nhóm 48.20. Trong khi đó, giấy photocopy, giấy ghi chú rời, nhãn giấy hoặc giấy đã gia công theo mục đích khác có thể thuộc những nhóm HS khác.
Vì vậy, không nên nhìn thấy sản phẩm làm bằng giấy rồi mặc định sử dụng một mã chung. Tài liệu phân loại hàng hóa cũng mô tả riêng phân nhóm 4820.10 cho sổ ghi chép, sổ nhật ký, tập ghi nhớ và sản phẩm tương tự.
Ghim dập và máy dập ghim là hai sản phẩm khác nhau
Ghim dập bằng kim loại thuộc nhóm hàng kim loại cơ bản, trong khi dụng cụ hoặc máy dập ghim có cấu tạo và chức năng khác. Đây là ví dụ điển hình cho việc hai sản phẩm thường được bán cùng nhau trong một bộ văn phòng phẩm nhưng không nhất thiết dùng chung mã HS.
Rủi ro khi khai một mã HS cho cả lô văn phòng phẩm
Một đơn hàng từ 1688 hoặc xưởng Trung Quốc thường có nhiều loại sản phẩm. Nếu doanh nghiệp khai toàn bộ dưới một tên chung như “văn phòng phẩm” và một mã HS duy nhất, có thể phát sinh:
- Phải sửa hoặc khai bổ sung tờ khai hải quan.
- Bị xác định lại thuế suất đối với từng mặt hàng.
- Phát sinh số thuế nhập khẩu hoặc VAT phải nộp bổ sung.
- Phải cung cấp catalogue, hình ảnh hoặc bảng kê chi tiết từng SKU.
- Không được hưởng thuế ưu đãi FTA như dự kiến nếu mã HS hoặc chứng từ xuất xứ không phù hợp.
- Phát sinh kiểm tra thực tế và kéo dài thời gian thông quan.
- Tăng chi phí lưu kho, lưu bãi và làm giá vốn thực tế cao hơn dự tính.
Cách an toàn hơn là lập bảng hàng hóa ngay từ lúc đặt đơn, trong đó thể hiện tên sản phẩm, hình ảnh, chất liệu, công dụng, model hoặc SKU, số lượng và đơn giá của từng loại.
Thuế nhập khẩu văn phòng phẩm được tính như thế nào?
Do văn phòng phẩm gồm nhiều nhóm HS, không có một mức thuế nhập khẩu chung. Thuế suất phải được tra theo mã HS cuối cùng của từng mặt hàng.
Công thức cơ bản:
Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế nhập khẩu x Thuế suất thuế nhập khẩu.
Thuế suất có thể là thuế nhập khẩu ưu đãi MFN hoặc thuế suất ưu đãi đặc biệt theo một hiệp định thương mại nếu hàng đáp ứng điều kiện.
Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi hiện được xác định trên cơ sở Nghị định 26/2023/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, trong đó Nghị định 73/2025/NĐ-CP đã điều chỉnh thuế suất đối với một số mặt hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên tra đúng mã HS tại thời điểm mở tờ khai thay vì sử dụng mức thuế từ một bài viết cũ.
Nhập văn phòng phẩm từ Trung Quốc có được hưởng thuế ưu đãi không?
Hàng có xuất xứ Trung Quốc có thể được xem xét hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo ACFTA hoặc hiệp định phù hợp khác nếu đáp ứng điều kiện.
Nghị định 118/2022/NĐ-CP ban hành Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt để thực hiện Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc trong giai đoạn 2022–2027.
Tuy nhiên, cần tránh nhầm lẫn rằng cứ mua hàng từ Trung Quốc hoặc có C/O là toàn bộ văn phòng phẩm đều được thuế 0%. Mức ưu đãi phụ thuộc từng mã HS, năm áp dụng, quy tắc xuất xứ và tính hợp lệ của chứng từ.
Nếu một đơn hàng có 10 loại văn phòng phẩm thuộc 10 mã HS khác nhau, doanh nghiệp phải kiểm tra thuế suất cho từng mã thay vì áp một mức chung cho cả lô.
Thuế GTGT khi nhập khẩu văn phòng phẩm năm 2026
Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định chính sách giảm thuế GTGT đối với nhiều nhóm hàng hóa đang áp dụng mức 10% xuống còn 8% trong thời gian từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026, trừ các nhóm hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục không được giảm.
Vì văn phòng phẩm gồm nhiều mã HS khác nhau, không nên mặc định mọi mặt hàng đều được áp VAT 8%. Doanh nghiệp cần xác định mã HS trước, sau đó đối chiếu với danh mục loại trừ của chính sách giảm VAT.
Công thức tính thuế GTGT ở khâu nhập khẩu về nguyên tắc là:
Thuế GTGT = (Trị giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu + các khoản thuế phải cộng khác nếu phát sinh) x Thuế suất GTGT.
Việc tính đúng thuế nhập khẩu ngay từ đầu cũng rất quan trọng vì số thuế này là một thành phần trong cơ sở tính VAT nhập khẩu.
Bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm
Thủ tục hải quan năm 2026 được thực hiện theo Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn, trong đó Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026 đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
Tùy từng lô hàng, hồ sơ có thể bao gồm:
- Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin trên hệ thống.
- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
- Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương đối với trường hợp phải nộp.
- Tờ khai trị giá nếu thuộc trường hợp phải khai.
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ khi thuộc trường hợp phải nộp hoặc doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.
- Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu một mặt hàng cụ thể trong lô thuộc diện quản lý riêng.
Ngoài chứng từ hải quan, với lô văn phòng phẩm có nhiều SKU, doanh nghiệp nên chuẩn bị packing list chi tiết, catalogue hoặc ảnh sản phẩm, bảng kê mã hàng, chất liệu và công dụng. Đây là những tài liệu rất hữu ích khi cần giải trình mã HS.
Văn phòng phẩm nhập khẩu cần lưu ý gì về nhãn hàng hóa?
Văn phòng phẩm nhập khẩu khi đưa ra lưu thông tại Việt Nam phải tuân thủ quy định về nhãn hàng hóa. Người nhập khẩu nên kiểm tra cách đóng gói và nhãn từ trước khi nhà cung cấp xuất hàng.
Đặc biệt với hàng mua từ xưởng Trung Quốc, nhiều sản phẩm giá thấp chỉ được đóng trong túi trong suốt hoặc hộp trơn, chưa có đầy đủ thông tin về tên hàng, nhà sản xuất và xuất xứ. Nếu đặt OEM hoặc đóng gói thương hiệu riêng, nên duyệt nội dung nhãn trước khi sản xuất hàng loạt.
Quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm từ Trung Quốc
- Lập danh sách sản phẩm: tách riêng bút, sổ, bút chì, ghim, kẹp giấy và các mặt hàng khác.
- Thu thập thông tin: yêu cầu nhà cung cấp cung cấp ảnh, chất liệu, công dụng và thông số từng sản phẩm.
- Xác định mã HS: phân loại từng loại hàng, không sử dụng một mã chung cho toàn bộ văn phòng phẩm.
- Kiểm tra chính sách nhập khẩu: xác định sản phẩm có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.
- Kiểm tra thuế: xác định MFN, VAT và mức thuế ưu đãi FTA theo từng mã.
- Kiểm tra xuất xứ: nếu muốn hưởng thuế ưu đãi, làm rõ khả năng cung cấp chứng từ xuất xứ trước khi xuất hàng.
- Kiểm tra nhãn và bao bì: tránh để hàng về Việt Nam mới phát hiện thiếu thông tin bắt buộc.
- Đối chiếu chứng từ: bảo đảm invoice, packing list, vận đơn và chứng từ xuất xứ thống nhất về tên hàng và số lượng.
- Khai hải quan: khai theo từng dòng hàng và mã HS phù hợp.
- Nộp thuế và hoàn tất thông quan: thực hiện các yêu cầu theo phân luồng trước khi nhận hàng.
Những thông tin nên yêu cầu nhà cung cấp trước khi đặt hàng
- Tên cụ thể của từng sản phẩm, không chỉ ghi “stationery”.
- Ảnh thật và catalogue nếu có.
- Chất liệu của sản phẩm.
- Công dụng và cơ chế hoạt động đối với bút hoặc dụng cụ văn phòng.
- Kích thước, trọng lượng và quy cách đóng gói.
- Mã SKU của từng mẫu.
- Thông tin nhà sản xuất và xuất xứ.
- Thành phần hóa học nếu là mực, keo hoặc sản phẩm có chứa hóa chất.
- Khả năng cung cấp chứng từ xuất xứ nếu cần hưởng ưu đãi FTA.
Những nhầm lẫn thường gặp khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm
- Cho rằng văn phòng phẩm có một mã HS chung: thực tế mỗi sản phẩm phải phân loại riêng.
- Khai invoice chỉ là “stationery”: mô tả quá chung và không phản ánh đúng từng loại hàng.
- Gộp tất cả các loại bút vào một mã: bút bi, marker, bút máy và bút chì bấm thuộc những phân nhóm khác nhau.
- Nhầm ghim dập với máy dập ghim: hai mặt hàng có bản chất và nhóm HS khác nhau.
- Mặc định hàng Trung Quốc được thuế 0%: phải kiểm tra từng mã HS và điều kiện xuất xứ.
- Không kiểm tra sản phẩm chứa hóa chất: keo, mực hoặc một số sản phẩm đặc biệt có thể cần đánh giá thêm chính sách chuyên ngành.
- Không tách SKU trong hồ sơ: việc gộp nhiều sản phẩm khác nhau làm một dòng hàng có thể gây khó khi kiểm tra.
Lưu ý trước khi áp dụng mã HS và mức thuế
Các nhóm HS trong bài chỉ dùng để minh họa cách phân loại một số văn phòng phẩm phổ biến. Mã HS cuối cùng phải căn cứ vào sản phẩm thực tế, cấu tạo, vật liệu, công dụng và mô tả chi tiết của từng mặt hàng.
Thuế suất, chính sách VAT, ưu đãi FTA và quy định chuyên ngành có thể được sửa đổi. Vì vậy, trước khi nhập số lượng lớn, doanh nghiệp nên kiểm tra lại theo quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai, đặc biệt với lô hàng có nhiều loại văn phòng phẩm khác nhau.
Nếu bạn cần hỗ trợ tìm nguồn hàng, trao đổi với nhà cung cấp hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, DPS Order hỗ trợ tư vấn từng bước hoàn toàn miễn phí, kể cả khi bạn chưa quyết định mua hàng. Bạn có thể gửi danh sách sản phẩm, link 1688/Taobao, hình ảnh hoặc thông tin lô văn phòng phẩm tại Trung tâm hỗ trợ để được hướng dẫn cụ thể hơn trước khi triển khai đơn hàng.