Kinh nghiệm nhập hàng 1688 chính ngạch: 10 bước kiểm tra trước khi đặt đơn

Kinh nghiệm nhập hàng 1688 chính ngạch quan trọng nhất không phải là tìm được sản phẩm rẻ nhất, mà là kiểm tra ngay từ đầu xem nhà cung cấp, mặt hàng và bộ chứng từ có phù hợp để nhập khẩu chính thức về Việt Nam hay không. Một sản phẩm trên 1688 có giá rất tốt nhưng nếu xưởng không phối hợp cung cấp thông tin, thiếu hồ sơ cần thiết hoặc hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành mà người mua không kiểm tra trước, tổng chi phí thực tế có thể cao hơn đáng kể so với dự kiến.

1688 có lợi thế lớn về nguồn hàng, nhà máy và khả năng mua số lượng lớn. Tuy nhiên, đây là nền tảng bán buôn xuất phát từ thị trường nội địa Trung Quốc. Vì vậy, không nên mặc định rằng mọi shop trên 1688 đều có kinh nghiệm xuất khẩu hoặc có thể cung cấp đầy đủ hồ sơ phục vụ nhập khẩu vào Việt Nam. Người mua cần tách rõ hai việc: tìm được nguồn hàng tốt và đưa được nguồn hàng đó về Việt Nam theo phương án phù hợp.

Dưới đây là quy trình thực tế mà người kinh doanh có thể tham khảo trước khi nhập một lô hàng 1688 theo hướng chính ngạch.

Kinh nghiệm nhập hàng 1688 chính ngạch: đừng đặt hàng trước khi kiểm tra khả năng nhập khẩu

Một lỗi phổ biến là tìm được sản phẩm có giá tốt, đặt cọc hoặc thanh toán cho xưởng rồi mới gửi link cho đơn vị vận chuyển để hỏi thủ tục. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro bởi một số sản phẩm có thể cần thêm giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố, hợp quy hoặc các điều kiện chuyên ngành khác trước khi được nhập khẩu và lưu thông.

Quy trình an toàn hơn nên thực hiện theo thứ tự:

Tìm sản phẩm và nhà cung cấp tiềm năng trên 1688.
Thu thập đầy đủ thông tin kỹ thuật của sản phẩm.
Kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ của nhà cung cấp.
Dự kiến mã HS và chính sách nhập khẩu tại Việt Nam.
Kiểm tra thuế và các khoản chi phí dự kiến.
Xác định phương án xuất hàng tại Trung Quốc.
Chọn phương án vận chuyển và khai báo hải quan.
Chỉ chốt đơn lớn sau khi các vấn đề quan trọng đã được làm rõ.

Cách làm này có thể mất thêm thời gian ở giai đoạn đầu nhưng giúp hạn chế tình trạng hàng đã sản xuất hoặc đã chuyển tới kho Trung Quốc mới phát hiện thiếu chứng từ.

1. Tìm nhà cung cấp 1688 nhưng không chỉ nhìn vào giá

1688 có thể hiển thị nhiều nhà cung cấp bán sản phẩm gần giống nhau với mức giá chênh lệch đáng kể. Người mới thường chọn shop có giá thấp nhất, nhưng khi nhập chính ngạch, giá chỉ nên là một trong nhiều tiêu chí.

Người mua nên kiểm tra đồng thời:

Thông tin doanh nghiệp đứng sau gian hàng.
Thời gian hoạt động và lịch sử giao dịch trên nền tảng.
Nhóm sản phẩm chính mà nhà cung cấp đang kinh doanh.
Nhà cung cấp là xưởng sản xuất, thương mại hay đơn vị phân phối.
Số lượng giao dịch và phản hồi của khách mua.
Hình ảnh thực tế của sản phẩm và nhà xưởng nếu có.
Khả năng sản xuất số lượng lớn và thời gian giao hàng.
Khả năng cung cấp thông tin, chứng từ phục vụ xuất khẩu.

Đặc biệt với đơn hàng OEM, ODM hoặc giá trị lớn, người mua nên trao đổi trực tiếp về năng lực sản xuất thay vì chỉ dựa trên nội dung được đăng trên gian hàng.

2. Hỏi về chứng từ trước khi thương lượng giá cuối cùng

Một trong những kinh nghiệm nhập hàng 1688 chính ngạch quan trọng là trao đổi về chứng từ ngay từ khi chọn nhà cung cấp. Không nên đợi đến lúc hàng chuẩn bị xuất mới hỏi xưởng có làm được giấy tờ hay không.

Tùy sản phẩm và phương án nhập khẩu, người mua có thể cần trao đổi về các tài liệu như:

Hợp đồng hoặc chứng từ giao dịch.
Commercial invoice.
Packing list.
Thông tin pháp nhân của nhà cung cấp.
Thông tin nhà sản xuất.
Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
Thông số sản phẩm, model, vật liệu và công dụng.
Chứng từ xuất xứ nếu lô hàng cần sử dụng để đáp ứng điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan.
Các chứng thư hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu mặt hàng thực tế yêu cầu.

Người mua cũng cần hiểu đúng về C/O và CQ. C/O là chứng từ liên quan đến xuất xứ hàng hóa, nhưng không phải cứ có C/O là tự động được hưởng một mức thuế ưu đãi cụ thể. Hàng hóa còn phải đáp ứng quy tắc xuất xứ và các điều kiện áp dụng tương ứng.

CQ thường được thị trường gọi là chứng nhận chất lượng, nhưng không phải tất cả hàng hóa nhập khẩu đều bắt buộc phải có một loại giấy mang tên CQ. Hồ sơ chất lượng thực tế phụ thuộc vào sản phẩm, quy chuẩn, yêu cầu chuyên ngành, hợp đồng và mục đích sử dụng. Vì vậy, không nên yêu cầu nhà cung cấp làm C/O, CQ theo thói quen mà cần xác định đúng loại chứng từ lô hàng thực sự cần.

3. Kiểm tra xem nhà cung cấp 1688 có thể phối hợp xuất khẩu hay không

Một gian hàng bán tốt trên 1688 chưa chắc có quy trình xuất khẩu quốc tế hoàn chỉnh. Có nhà máy tập trung hoàn toàn vào khách nội địa Trung Quốc nên nhân viên bán hàng chỉ quen giao hàng tới một địa chỉ trong nước.

Trước khi chốt đơn, nên hỏi rõ:

Nhà cung cấp đã từng bán cho khách xuất khẩu chưa?
Có thể cung cấp invoice và packing list đúng thông tin thực tế không?
Có cung cấp thông tin nhà sản xuất và hồ sơ kỹ thuật không?
Có thể phối hợp với đơn vị xuất khẩu hoặc đơn vị logistics tại Trung Quốc không?
Hàng có thương hiệu hay không và quyền sử dụng thương hiệu thuộc về ai?
Bao bì, nhãn sản phẩm có thể điều chỉnh theo yêu cầu không?

Nếu xưởng không trực tiếp thực hiện khâu xuất khẩu, vẫn có thể xem xét phương án thông qua đơn vị có chức năng và khả năng xử lý phù hợp. Điều quan trọng là phải xác định cấu trúc giao dịch từ trước, tránh tới sát ngày xuất hàng mới xử lý.

4. Gửi thông tin sản phẩm càng chi tiết càng tốt cho đơn vị vận chuyển

Không nên chỉ gửi một link 1688 và hỏi: “Mặt hàng này nhập chính ngạch hết bao nhiêu tiền?” Link sản phẩm có thể không cung cấp đủ thông tin để xác định chính xác mã HS và chính sách nhập khẩu.

Để việc kiểm tra sát hơn, người mua nên cung cấp:

Tên sản phẩm bằng tiếng Việt và tiếng Trung nếu có.
Hình ảnh sản phẩm.
Link 1688.
Vật liệu hoặc thành phần cấu tạo.
Công dụng.
Model và thông số kỹ thuật.
Công suất, điện áp nếu là thiết bị điện.
Kích thước và trọng lượng.
Số lượng dự kiến nhập.
Giá mua dự kiến.
Thương hiệu và nhà sản xuất.
Catalogue, datasheet hoặc tài liệu kỹ thuật nếu có.
MSDS, CO,CQ… hoặc các giấy tờ khác có liên quan với một số mặt hàng đặc biệt

Đối với máy móc và sản phẩm kỹ thuật, một hình ảnh hoặc tên gọi thương mại thường chưa đủ. Càng cung cấp rõ cấu tạo, nguyên lý và công dụng, việc dự kiến mã HS và chính sách mặt hàng càng có cơ sở hơn.

5. Kiểm tra mã HS trước khi tính giá vốn

Mã HS là một trong những yếu tố quan trọng khi nhập hàng chính ngạch. Việc phân loại hàng hóa là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế và chính sách quản lý áp dụng cho sản phẩm.

Một sản phẩm trên 1688 có thể được nhà cung cấp mô tả bằng tên thương mại rất ngắn, trong khi việc phân loại tại Việt Nam cần căn cứ vào đặc điểm thực tế, thành phần, công dụng, thông số kỹ thuật và các tài liệu liên quan.

Vì vậy, người nhập không nên tự chọn mã HS chỉ vì thấy một sản phẩm có tên tương tự trên Internet. Nếu mặt hàng phức tạp hoặc giá trị lô hàng lớn, nên kiểm tra kỹ trước khi báo giá bán hoặc đặt hàng số lượng lớn.

6. Kiểm tra chính sách quản lý chuyên ngành của mặt hàng

Sau khi có đủ thông tin sản phẩm và dự kiến mã HS, bước tiếp theo là kiểm tra xem hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

Tùy từng loại sản phẩm, yêu cầu có thể liên quan tới:

Kiểm tra chất lượng.
Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
An toàn thực phẩm.
Kiểm dịch động vật hoặc thực vật.
Nhãn năng lượng.
Giấy phép nhập khẩu.
Công bố sản phẩm.
Yêu cầu về nhãn hàng hóa.
Quy định dành riêng cho hóa chất, thiết bị, mỹ phẩm hoặc các nhóm hàng chuyên ngành khác.

Danh sách trên chỉ mang tính minh họa. Không phải mọi hàng hóa đều phải thực hiện các thủ tục này. Chính sách cần được xác định dựa trên sản phẩm thực tế tại thời điểm nhập khẩu.

7. Đừng hỏi mỗi cước vận chuyển, hãy yêu cầu tính tổng chi phí

Giá vận chuyển thấp chưa chắc đồng nghĩa giá vốn thấp. Khi nhập hàng 1688 chính ngạch, người mua nên tính theo tổng chi phí để đưa hàng từ nhà cung cấp tới địa điểm nhận tại Việt Nam.

Các khoản có thể cần dự toán gồm:

Tiền hàng.
Vận chuyển nội địa Trung Quốc.
Chi phí đóng gói, đóng kiện hoặc pallet nếu có.
Chi phí xử lý xuất khẩu tại Trung Quốc.
Cước vận chuyển quốc tế.
Bảo hiểm hàng hóa nếu sử dụng.
Thuế nhập khẩu.
Thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu.
Chi phí khai báo và làm thủ tục hải quan.
Chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh.
Phí lưu kho, lưu bãi hoặc xử lý hàng nếu phát sinh.
Chi phí vận chuyển về kho nhận hàng tại Việt Nam.

Khi nhận báo giá, nên hỏi rõ khoản nào đã bao gồm và khoản nào chưa bao gồm. Tránh chỉ so sánh hai đơn vị bằng một con số cước trên kilogram vì điều kiện dịch vụ có thể hoàn toàn khác nhau.

8. Kiểm tra thuế trước khi quyết định sản phẩm có thực sự rẻ hay không

Giá niêm yết trên 1688 chỉ là một phần của giá vốn. Một sản phẩm có giá xưởng thấp nhưng thuế, phí hoặc chi phí thực hiện yêu cầu chuyên ngành cao có thể không còn lợi thế sau khi về Việt Nam.

Thuế nhập khẩu không nên được ước lượng chung cho mọi mặt hàng Trung Quốc. Mức thuế phụ thuộc vào mã HS, xuất xứ và điều kiện áp dụng của từng lô hàng. Nếu muốn sử dụng chứng từ xuất xứ để hưởng ưu đãi, cần kiểm tra trước khả năng đáp ứng quy tắc xuất xứ và khả năng cung cấp chứng từ phù hợp.

Vì vậy, trước khi tính biên lợi nhuận, người kinh doanh nên có ít nhất một bảng giá vốn dự kiến thay vì lấy giá 1688 cộng với cước vận chuyển.

9. Chọn đơn vị vận chuyển có khả năng tư vấn trước khi hàng rời xưởng

Đối với hàng chính ngạch, đơn vị logistics không chỉ thực hiện việc vận chuyển. Người mua nên ưu tiên phương án có thể phối hợp kiểm tra thông tin mặt hàng và làm rõ quy trình trước khi nhà cung cấp giao hàng.

Một số câu hỏi nên trao đổi trước gồm:

Lô hàng sẽ đi đường bộ, đường biển hay phương án nào phù hợp?
Ai thực hiện thủ tục xuất khẩu ở Trung Quốc?
Ai đứng tên nhập khẩu tại Việt Nam?
Bộ chứng từ cần những gì?
Nhà cung cấp cần phối hợp ở những bước nào?
Báo giá đã gồm những khoản nào?
Thuế được tính trên cơ sở nào?
Có phát sinh kiểm tra chuyên ngành hay không?
Sau khi thông quan, doanh nghiệp nhận được những chứng từ nào?

Việc làm rõ trách nhiệm của từng bên giúp giảm tình trạng nhà cung cấp nghĩ đơn vị vận chuyển sẽ xử lý hồ sơ, trong khi đơn vị vận chuyển lại đang chờ tài liệu từ nhà cung cấp.

10. Đơn hàng đầu tiên nên ưu tiên kiểm soát quy trình hơn tối ưu giá

Nếu lần đầu nhập một sản phẩm mới, đặc biệt là máy móc, thiết bị, hàng OEM hoặc sản phẩm có yêu cầu chuyên ngành, người mua không nên đặt số lượng quá lớn chỉ vì xưởng đưa ra mức giá hấp dẫn.

Có thể cân nhắc đặt mẫu hoặc lô hàng phù hợp để kiểm tra:

Chất lượng sản phẩm thực tế.
Khả năng đóng gói của xưởng.
Độ chính xác của chứng từ.
Khả năng phối hợp giữa nhà cung cấp và đơn vị logistics.
Thời gian thực tế của toàn bộ quy trình.
Tổng giá vốn sau khi hoàn tất lô hàng.

Khi quy trình đã ổn định, doanh nghiệp mới có cơ sở tốt hơn để tăng số lượng và đàm phán giá với nhà cung cấp.

Những sai lầm thường gặp khi nhập hàng 1688 chính ngạch

Chọn xưởng rẻ nhất rồi mới hỏi giấy tờ

Đây là lỗi dễ dẫn tới việc phải đổi nhà cung cấp hoặc thay đổi cấu trúc đơn hàng. Trước khi đặt cọc, hãy xác nhận ít nhất những tài liệu quan trọng mà xưởng có thể cung cấp.

Mặc định shop 1688 nào cũng xuất khẩu được

Một nhà máy rất mạnh ở thị trường nội địa chưa chắc đã có kinh nghiệm xử lý giao dịch quốc tế. Cần hỏi rõ khả năng phối hợp xuất khẩu trước khi chốt.

Yêu cầu C/O và CQ cho mọi mặt hàng

C/O, hồ sơ chất lượng và các chứng từ chuyên ngành phải được xác định theo nhu cầu thực tế của lô hàng. Không nên coi C/O và CQ là hai loại giấy mặc định bắt buộc cho mọi sản phẩm.

Chỉ gửi ảnh sản phẩm để hỏi mã HS

Với nhiều loại hàng, ảnh không thể hiện được vật liệu, công dụng hoặc nguyên lý hoạt động. Thông tin không đủ dễ dẫn tới dự toán thuế và thủ tục thiếu chính xác.

Chỉ so giá cước giữa các đơn vị vận chuyển

Hai mức cước giống nhau có thể bao gồm những dịch vụ hoàn toàn khác nhau. Hãy yêu cầu bóc tách các khoản chi phí chính và điều kiện phát sinh.

Đặt số lượng lớn ngay ở đơn đầu tiên

Đơn đầu tiên nên giúp doanh nghiệp kiểm tra cả sản phẩm lẫn chuỗi cung ứng. Giá rẻ hơn một chút không bù được rủi ro nếu hàng không đạt chất lượng hoặc hồ sơ không đáp ứng yêu cầu.

Checklist trước khi nhập hàng 1688 chính ngạch

Trước khi chuyển tiền cho nhà cung cấp, người mua có thể kiểm tra nhanh danh sách dưới đây:

Đã xác minh thông tin cơ bản của nhà cung cấp chưa?
Đã biết xưởng hay công ty thương mại đang bán hàng chưa?
Đã có hình ảnh và thông số đầy đủ của sản phẩm chưa?
Đã hỏi nhà cung cấp về invoice, packing list và hồ sơ cần thiết chưa?
Đã xác định phương án xuất khẩu tại Trung Quốc chưa?
Đã dự kiến mã HS chưa?
Đã kiểm tra chính sách quản lý chuyên ngành chưa?
Đã dự toán thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan chưa?
Nếu cần C/O, đã kiểm tra khả năng đáp ứng xuất xứ chưa?
Đã biết báo giá logistics gồm và không gồm những khoản nào chưa?
Đã tính tổng giá vốn về tới kho Việt Nam chưa?
Đã thống nhất đóng gói, thời gian giao hàng và trách nhiệm của nhà cung cấp chưa?

Nhập chính ngạch từ 1688 nên bắt đầu từ tìm nguồn hay logistics?

Câu trả lời là hai bước này cần được thực hiện song song. Nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hàng và khả năng chuẩn bị hồ sơ, còn đơn vị logistics cần có đủ thông tin sản phẩm để kiểm tra phương án vận chuyển và thủ tục.

Một quy trình hiệu quả có thể bắt đầu bằng việc chọn từ hai đến ba nhà cung cấp tiềm năng trên 1688, lấy báo giá và thông tin sản phẩm, sau đó gửi dữ liệu cho đơn vị hỗ trợ nhập khẩu kiểm tra. Khi đã biết yêu cầu về hồ sơ, người mua quay lại xác nhận với từng xưởng trước khi lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng.

Cách làm này tốt hơn việc chọn xưởng chỉ dựa trên giá, bởi một nhà cung cấp đắt hơn một chút nhưng phối hợp tốt về hồ sơ, đóng gói và chất lượng đôi khi lại mang lại tổng chi phí thấp hơn.

Kết luận: nhập hàng 1688 chính ngạch cần kiểm soát từ trước khi đặt đơn

Kinh nghiệm nhập hàng 1688 chính ngạch có thể tóm gọn trong một nguyên tắc: đừng đợi hàng tới kho mới bắt đầu kiểm tra thủ tục. Việc kiểm tra nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, mã HS, chính sách mặt hàng, chứng từ và tổng thuế phí nên được thực hiện càng sớm càng tốt.

Đối với người mới nhập hàng, giá sản phẩm trên 1688 rất dễ trở thành tiêu chí nổi bật nhất. Tuy nhiên, với hoạt động kinh doanh lâu dài, một nguồn hàng tốt còn phải đáp ứng được chất lượng ổn định, khả năng cung cấp thông tin, phối hợp hồ sơ và phù hợp với phương án nhập khẩu tại Việt Nam.

Khi sử dụng DPS Order, người mua nên cung cấp đầy đủ link sản phẩm, hình ảnh, vật liệu, công dụng, số lượng, giá dự kiến và yêu cầu chứng từ ngay từ đầu để việc trao đổi phương án nhập hàng có cơ sở rõ ràng hơn.

Nếu bạn cần hỗ trợ tìm nguồn hàng, trao đổi với nhà cung cấp hoặc chưa biết bắt đầu từ đâu, DPS Order hỗ trợ tư vấn từng bước hoàn toàn miễn phí, kể cả khi bạn chưa quyết định mua hàng. Bạn có thể gửi link 1688 và thông tin sản phẩm tại Trung tâm hỗ trợ để được hướng dẫn phương án phù hợp trước khi đặt đơn.